Cada trimestre, al preparar el modelo 130, y cada primavera, con la Renta, aparece la misma duda: ¿este gasto me lo puedo deducir? Si usted es autónomo y tributa en estimación directa, lo que deduzca reduce su rendimiento neto y, por tanto, lo que paga de IRPF. Pero Hacienda no acepta cualquier factura, y algunos gastos muy habituales (la luz de casa, el coche, las comidas) tienen reglas y límites propios.
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Los tres requisitos que pide Hacienda
Según el manual de la Agencia Tributaria, para que un gasto sea deducible tiene que cumplir tres condiciones a la vez:
- Estar vinculado a la actividad: debe ser propio del negocio y guardar relación con los ingresos. Si esa relación no existe o no se puede probar, no es deducible.
- Estar justificado, sobre todo con una factura completa a su nombre. Un tique o un pago con tarjeta no bastan por sí solos, y aun con factura Hacienda puede pedir pruebas de que la operación es real.
- Estar anotado en la contabilidad o en los libros registro que usted esté obligado a llevar.
Además, solo cuentan los gastos posteriores al alta en el censo y al inicio real de la actividad. Si está a punto de empezar, conviene ordenar bien el alta de autónomo antes de comprar el equipo o firmar el alquiler del local.
Gastos que sí puede deducir
Con esos requisitos, la mayoría de gastos del día a día del negocio son deducibles: compras de mercaderías y materiales, alquiler del local, asesoría, software, publicidad, seguros de la actividad, intereses de préstamos del negocio, sueldos y seguros sociales de los trabajadores, y la amortización de ordenadores, maquinaria o mobiliario. También lo son las cuotas de autónomo: si la regularización de la Seguridad Social le cobra más, ese pago es mayor gasto; si le devuelve, es menor gasto. Lo explicamos en el artículo sobre la regularización de la cuota de autónomo.
Los gastos con reglas propias
Suministros si trabaja desde casa
Si destina parte de su vivienda habitual a la actividad, el artículo 30 de la Ley del IRPF le permite deducir agua, gas, electricidad, teléfono e internet en un porcentaje concreto: el 30 % de la proporción de metros dedicados al negocio, salvo que pruebe otro distinto. Ejemplo: en un piso de 90 m² con un despacho de 15 m², la proporción es del 16,67 %, y el 30 % de esa cifra es un 5 %. De una factura de luz de 100 euros, podría deducir 5 euros.
Comidas y dietas del propio autónomo
Son deducibles si se producen en restaurantes u hostelería, durante la actividad, se pagan por un medio electrónico (tarjeta, transferencia, móvil) y no superan los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF, que la Agencia Tributaria aplica así:
- Sin pernoctar fuera: 26,67 euros al día en España y 48,08 euros en el extranjero.
- Pernoctando en otro municipio: 53,34 euros al día en España y 91,35 euros en el extranjero.
Lo que pase de esos importes no se deduce. Y que sea un día laborable no basta: tiene que poder explicar por qué esa comida forma parte de su trabajo.
El coche
Es el gasto que más discusiones genera. En el IRPF, un turismo que también usa para fines personales no se considera afecto a la actividad (artículo 22 del Reglamento), así que ni su amortización ni sus gastos son deducibles. Las excepciones son concretas: vehículos mixtos para transportar mercancías, transporte de viajeros o enseñanza de conductores a cambio de un precio, desplazamientos de representantes o agentes comerciales y vehículos que se ceden a terceros de forma habitual y onerosa.
En el IVA la regla es distinta: el artículo 95 de la Ley del IVA presume que el turismo se usa al 50 % en la actividad, de modo que, en general, puede deducir la mitad del IVA de su compra o su renting, salvo que se acredite que el uso real en el negocio es distinto.
Seguro médico y familiares que trabajan con usted
El seguro de enfermedad es deducible hasta 500 euros al año por usted, su cónyuge y cada hijo menor de 25 años que conviva con usted (1.500 euros por persona con discapacidad). Si su cónyuge o sus hijos menores trabajan en el negocio con contrato y alta en la Seguridad Social, su sueldo también es gasto, siempre que no supere el de mercado.
Gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada, la que aplican muchos autónomos, se suma un 5 % del rendimiento neto en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 euros al año (artículo 30 del Reglamento). No necesita facturas para este importe, pero no se aplica si opta por la reducción para autónomos dependientes o con un único cliente.
Lo que Hacienda no acepta
El rendimiento del autónomo se calcula con las normas del Impuesto sobre Sociedades, y su artículo 15 excluye, entre otros:
- Multas y sanciones, recargos del periodo ejecutivo y el recargo por presentar una declaración fuera de plazo.
- Donativos y regalos sin relación con el negocio. Las atenciones a clientes o proveedores sí cuentan, con el límite del 1 % de la cifra de negocios.
- Las pérdidas del juego y los gastos de actuaciones contrarias a la ley.
Tampoco son deducibles los gastos personales (ropa de calle, el supermercado, las vacaciones) ni, como regla general, las aportaciones del autónomo a su propia mutualidad, que van por otro camino en la Renta.
Errores habituales
- Guardar tiques en lugar de pedir factura con su NIF.
- Deducir el 100 % de la luz o del móvil de casa sin poder probarlo.
- Pagar comidas en efectivo: aunque sean de trabajo, dejan de ser deducibles.
- Meter el coche familiar como gasto en el IRPF solo porque el IVA permite deducir la mitad.
- No anotar las facturas en los libros a tiempo, y descubrir en la Renta que faltan gastos en los modelos 130 del año.
Conserve las facturas y justificantes mientras Hacienda pueda revisar el ejercicio. Una contabilidad al día evita la mayoría de estos problemas.
Preguntas frecuentes
¿La cuota de autónomo es un gasto deducible?
Sí. Las cuotas del RETA se deducen como gasto de la actividad, y la regularización posterior aumenta o reduce ese gasto según le cobren o le devuelvan.
¿Cuánto puedo deducir de la luz si trabajo en casa?
El 30 % de la proporción de metros que dedica a la actividad. Con un despacho de 15 m² en un piso de 90 m², un 5 % de cada factura.
¿Puedo deducir el coche si también lo uso para lo personal?
En el IRPF, no, salvo las excepciones del reglamento (agentes comerciales, transporte, autoescuelas, entre otras). En el IVA se presume un uso del 50 %, por lo que puede deducir la mitad del IVA.
¿Las comidas de trabajo son deducibles?
Las suyas, sí, si son en hostelería, durante la actividad, pagadas por medios electrónicos y dentro de los límites diarios (26,67 euros al día en España sin pernoctar). Las invitaciones a clientes cuentan como atenciones a clientes, con el límite del 1 % de la cifra de negocios.
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