Contratar al primer trabajador: pasos y obligaciones

Contratar al primer trabajador es uno de los pasos que más dudas genera a un autónomo o a una sociedad que empieza a crecer. No basta con firmar un contrato: antes de que la persona empiece a trabajar hay que estar inscrito como empresa en la Seguridad Social y darle de alta, y a partir de ahí llegan cada mes nóminas, cotizaciones y retenciones. Le explicamos el orden de los trámites y los fallos más habituales.

Antes de contratar: revise el convenio y el tipo de contrato

El primer documento que conviene leer no es el contrato, sino el convenio colectivo de su sector. Ahí están el salario mínimo de cada categoría, la jornada, las pagas extra, las vacaciones y, muchas veces, la duración máxima del periodo de prueba. Si paga por debajo del convenio o aplica uno que no corresponde, el error se arrastra en todas las nóminas.

Sobre el tipo de contrato, la regla general es clara: el contrato de trabajo se presume indefinido (artículo 15 del Estatuto de los Trabajadores). Un contrato temporal solo cabe por circunstancias de la producción o para sustituir a otra persona, y la causa debe explicarse con precisión en el propio contrato. Por circunstancias de la producción, la duración máxima es de seis meses, ampliable hasta un año si lo permite el convenio sectorial.

Los pasos, en orden

1. Inscribirse como empresa en la Seguridad Social. Si nunca ha tenido trabajadores, primero debe pedir a la Tesorería General su inscripción, que le asigna un código de cuenta de cotización. Es un requisito previo a contratar, y en la misma solicitud se elige la mutua o entidad que cubrirá los accidentes de trabajo (artículo 5 del Real Decreto 84/1996). Esto vale igual para un autónomo que para una sociedad.
2. Dar de alta al trabajador antes de que empiece. El alta se presenta antes del primer día de trabajo, nunca después, y como mucho con 60 días naturales de antelación (artículo 32 del mismo reglamento).
3. Firmar el contrato. Debe hacerse por escrito, entre otros, si es a tiempo parcial, fijo-discontinuo, de formación o temporal de más de cuatro semanas. Si un contrato que debía ser escrito no lo es, se presume indefinido y a jornada completa (artículo 8 del Estatuto). Aunque sea indefinido a jornada completa, conviene firmarlo siempre.
4. Comunicar el contrato al servicio público de empleo en los diez días siguientes a firmarlo. Lo mismo con las prórrogas.
5. Organizar la prevención de riesgos laborales. La ley obliga a designar a un trabajador, crear un servicio propio o concertar la prevención con una entidad especializada (artículo 30 de la Ley 31/1995), y a evaluar los riesgos del puesto. Mejor tenerlo resuelto antes del primer día.
6. Poner en marcha el registro de jornada. La empresa debe registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada trabajador y guardar esos registros cuatro años (artículo 34.9 del Estatuto). Es uno de los puntos que más revisa la Inspección de Trabajo.

Lo que viene cada mes: nómina y seguros sociales

Una vez contratado, el trabajo es recurrente. El salario se paga como máximo por periodos de un mes, con un recibo de salarios (la nómina) que se ajusta al modelo oficial (artículo 29 del Estatuto).

Las cotizaciones a la Seguridad Social, la parte de la empresa y la que se descuenta al trabajador, se ingresan dentro del mes siguiente al que corresponden (artículo 56 del Reglamento General de Recaudación): las de noviembre, durante diciembre. Cada mes hay que comunicar también las variaciones, como horas extra, bajas médicas o cambios de jornada. Las bajas y variaciones de datos se comunican en los seis días naturales siguientes a que se produzcan.

Al calcular cuánto le cuesta un trabajador, no se quede con el sueldo bruto: a la empresa le corresponde además su parte de la cotización. Por eso conviene pedir un cálculo con el salario de convenio antes de comprometer una cifra.

Y con Hacienda: retenciones, modelo 111 y 190

En cada nómina debe retener el IRPF que corresponda al trabajador. Esas retenciones se declaran e ingresan con el modelo 111 en los primeros veinte días naturales de abril, julio, octubre y enero, por el trimestre anterior. Algunas empresas, como las de mayor volumen de operaciones, lo presentan cada mes. Además, en enero se presenta el resumen anual, el modelo 190, y hay que entregar al trabajador un certificado de retenciones antes de que empiece la campaña de la Renta (artículo 108 del Reglamento del IRPF).

Si ya presentaba el 111 por las facturas de profesionales que le retienen (vea la retención en facturas de autónomos), las nóminas se suman en el mismo modelo. Si no lo presentaba, pasa a tener una obligación trimestral nueva. Tiene el resto de declaraciones en nuestra página de modelos tributarios.

Errores habituales con el primer trabajador

• Dar el alta el mismo día por la tarde, o al día siguiente. El alta tiene que estar presentada antes de que el trabajador empiece, aunque solo sea a prueba.
• Firmar un temporal «por si acaso». Sin una causa concreta y explicada en el contrato, la contratación temporal no se sostiene y el contrato se considera indefinido.
• Pactar un periodo de prueba más largo de lo permitido. Si el convenio no dice otra cosa, el máximo es de seis meses para técnicos titulados y de dos meses para el resto, o de tres en empresas de menos de 25 trabajadores (artículo 14 del Estatuto). Y tiene que pactarse por escrito.
• No llevar el registro de jornada porque «somos pocos». La obligación es la misma con un trabajador que con cien.
• Olvidar el 111 del trimestre en el que se contrata. El primer trimestre con nóminas es en el que más se olvida.

Si es autónomo y está pensando en contratar porque el negocio crece, quizá también le interese leer cuándo conviene pasar de autónomo a sociedad limitada.

Preguntas frecuentes

¿Un autónomo puede contratar trabajadores?

Sí. Un autónomo puede tener trabajadores por cuenta ajena igual que una sociedad. Antes del primero debe inscribirse como empresa en la Seguridad Social para obtener el código de cuenta de cotización.

¿Con cuánta antelación se da de alta al trabajador?

Siempre antes de que empiece a trabajar y como máximo 60 días naturales antes de la fecha prevista de inicio.

¿Cuándo se pagan los seguros sociales del trabajador?

Dentro del mes siguiente al que corresponden. Por ejemplo, las cotizaciones de noviembre se ingresan durante diciembre.

¿Tengo que presentar el modelo 111 si contrato a alguien?

Sí, si le practica retenciones en la nómina. Se presenta cada trimestre, en los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero, y en enero también el resumen anual del modelo 190.

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